5 tips voor online vergaderen
We zitten alweer midden in week 5 van de intelligente lock-down. Wij zelfs al in week 6 want zowel mijn man en ik, als onze middelste dochter waren de week ervoor al de hele week thuis aan het werk.
We beginnen al een aardig ritme te krijgen in het thuiswerken, thuisscholing én gezinsleven. Dit neemt echter niet weg dat het gemis van het sociale leven steeds groter aan het worden is. Onze kinderen willen gewoon weer naar school. Ze willen vrienden om hen heen. Juist in het spelenderwijs leren van de sociale omgang, zit één van de grootste leerwinsten van ons latere samenwerken. Ook wij missen de sociale contacten enorm; het ontmoeten van vrienden en familie.
Lees verder voor mijn 5 tips voor online vergaderen.
Een sociaal gemis
Binnen veel bedrijven is inmiddels een weg gevonden om met elkaar aan het werk te zijn. Ook hierin wordt een sociaal gemis ervaren. De non-verbale taal is vanuit een scherm veel lastiger af te lezen. ‘Je collega kijkt weg’… is ze er niet meer bij met haar gedachten? Of is ze juist héél intensief aan het luisteren? ‘En die andere collega die niets zegt?’ Is hij het niet eens met het gesprek? Of zegt hij niets, omdat hij het juist eens is?
Kortom, in deze tijd van virtueel ontmoeten is het belangrijk om niet in te vullen voor de ander, maar te vragen naar wat er in de ander omgaat. Het juist interpreteren van non-verbaal gedrag is in levende lijve al lastig, laat staan vanaf een beeldscherm. Daarom is het fijn als je weet hoe je de ander kunt bevragen of tegemoet kunt komen.
De 4 Insights kleuren kunnen een handvat geven aan dit digitale overleg.
5 tips voor online vergaderen
Hieronder geef ik je graag 5 tips voor online vergaderen.
- Maak bij het begin van de vergadering een helder lijstje met punten en spreek reële tijdstippen per onderwerp af.
Je start hierbij met het volgende punt hieronder: punt 2. - Pols hoe iedereen ervoor staat. Wees eerlijk, maar wijdt er niet te ver op uit. Voel je behoefte bij de ander om wat langer te praten, vraag dan of jij (of een collega) iets voor de ander kan betekenen. Vervolgens nodig je diegene uit om na de vergadering hier nog even 1 op 1 op in te gaan.
- Check bij het afronden of iedereen aan het woord is geweest en zich gehoord heeft gevoeld. Door hier een moment van te maken, geef je de ruimte aan de ander om nog met iets te komen.
- Als de vergadertijd om is; kijk dan samen terug naar de agendapunten. Waren de gestelde tijden reëel? Welke punten staan nog open?
- Ten slotte: wees je bewust van hoeveel ruimte jij zelf inneemt in het gesprek. Voel je afstand, zet dan eens in op meer aanwezigheid. Heb je het idee dat jij het gesprek aan het leiden bent (en blijft) nodig anderen dan uit om hun zegje te doen; neem bewust een stap terug. Laat de stilte ook eens vallen. Stilte biedt ruimte om na te kunnen denken én te reageren.
De invloed van stress
Nog een laatste tip. In deze tijd ervaren velen van ons stress. Veel dingen lopen anders dan gedacht, dit levert stressvolle situaties op. Stress is een containerbegrip, iedere Insights-kleur ervaart het op een andere manier. Wees je hiervan bewust. Wuif het dus niet weg, omdat jij het niet als stress ziet. Bevraag de ander of jij hierin iets kunt betekenen, soms is een luisterend oor al een hele opluchting.
In mijn volgende blogartikel zal ik verder ingaan de verschillen in de beleving van stress.
Intelligente Lock-Down
Ik hoop dat we snel op een ‘normalere’ manier weer met onze ‘sociale skills’ aan de slag zijn. Elkaar echt in de ogen kunnen kijken bij belangrijke momenten is ook op het werk ontzettend belangrijk. We zullen vast een nieuwe manier van samenwerken ontwikkelen, maar het échte sociale contact dat maakt ons mensen uniek. Laten we hopen dat we daar toch snel weer iets meer van mogen ervaren, al is het op wat meer afstand.
Inspiratie:
- Fijn leesvoer: Omgaan met draken van Jeanne Bakker
- Gebruik Air-pods of goede oortjes voor betere verstaanbaarheid
- Creëer een fijne werkomgeving. Een grote monitor voor naast je laptop is heel erg fijn voor meer overzicht in een (team)vergadering.
